Come richiamare un'e-mail in Outlook

Hai mai avuto la sensazione, non appena hai inviato un messaggio o un'e-mail, di aver detto la cosa sbagliata? Non sei solo. La posta elettronica è stata un'aggiunta eccezionale all'arsenale amministrativo, ma non tutto il bene può venire da qualcosa di così istantaneo. Fortunatamente, Outlook di Microsoft ha una funzione che può impedirlo. Inoltre, mentre la maggior parte dei provider di posta elettronica offre servizi di richiamo per salvarci da noi stessi, Outlook potrebbe semplicemente inviarli tutti al post. Con il richiamo, c'è un modo per recuperare l'e-mail inviata prima che qualcuno la veda.

Perché potrei aver bisogno di richiamare un'e-mail?

Ci sono molte ragioni per cui potresti aver bisogno di richiamare un'e-mail. Forse hai inviato una fattura al tuo cliente prima che fosse completata, o forse l'hai inviata al cliente sbagliato. Potresti anche aver inviato un'e-mail di lavoro a un amico o viceversa. Per quanto sembri prevenibile, è anche qualcosa che abbiamo fatto tutti prima o poi. Soprattutto nel clima attuale in cui la maggior parte delle nostre e-mail sono scritte sui nostri telefoni, probabilmente entro pochi minuti dal risveglio. Come la maggior parte delle cose su Internet: succede.

Richiamare le email funziona sempre?

Sfortunatamente, richiamare un'e-mail non funzionerà sempre. In effetti, ci sono solo diverse circostanze rigorose in cui il richiamo e-mail funzionerà effettivamente. Una delle condizioni più importanti, in particolare quando si utilizza Outlook, è che anche l'altra persona deve utilizzarlo. Se il destinatario dell'e-mail che hai appena inviato utilizza un altro servizio o legge le sue e-mail sui suoi smartphone, non funzionerà. Inoltre, entrambe le parti devono utilizzare un account Exchange ed essere nella stessa organizzazione. In caso contrario, il richiamo semplicemente non funzionerà.

Ci sono altre opzioni per il richiamo?

Ci sono modi per aggirare il processo di richiamo se proprio devi. Ad esempio, puoi pensare di impostare un modo per ritardare le tue e-mail. In questo modo, le e-mail che invii non verranno inviate immediatamente, dandoti il ​​tempo di cambiare idea. Sebbene ritardare un'e-mail sia un ottimo strumento, c'è sempre la possibilità che ti dimentichi di farlo. Quindi puoi provare a richiamare l'e-mail, dandoti una seconda possibilità.

Come posso sapere se l'e-mail è stata richiamata?

Se hai avuto la possibilità di richiamare la tua email in Outlook, riceverai un'email di notifica che è stata richiamata con successo. L'e-mail originale che hai inviato al destinatario verrà sostituita con quella nuova. Inoltre, il destinatario non dovrebbe essere in grado di dire che hai utilizzato il richiamo. Tuttavia, in alcune situazioni, il destinatario verrà informato che un'e-mail è stata richiamata. Anche se questo potrebbe suscitare curiosità, puoi sempre semplicemente dire loro perché. È probabile che siano stati nella tua posizione esatta.

Qual è la differenza tra ritardare e richiamare un'e-mail?

A causa di quanto possa essere meticoloso il richiamo delle e-mail, ritardare le tue e-mail potrebbe essere un'opzione migliore. Il ritardo ti offre una finestra di due minuti per ritirare l'e-mail in uscita prima che venga inviata. Questo può fornire un modo diverso e leggermente più efficace per garantire che il messaggio sbagliato non vada alle persone sbagliate. Con il richiamo, non ci sono ritardi. In realtà, è tutto un gioco d'azzardo.

Come richiamare un'e-mail in Outlook

L'effettivo processo di richiamo di un'e-mail in Outlook è piuttosto semplice. Se metti da parte le possibilità che non funzioni, è tecnicamente semplice come fare clic su un pulsante.

1. Apri la cartella 'Posta inviata'
2. Individua l'email che desideri richiamare
3. Fare doppio clic sull'e-mail per aprirla
4. Assicurati di essere nella scheda 'Messaggio'
5. Apri il menu 'Azioni'
6. Fai clic su 'Richiama questo messaggio...'

Nota: vedrai l'opzione per richiamare il messaggio solo se disponi di un account Exchange.

Dopo aver eseguito questi passaggi, vedrai la finestra di richiamo. Ciò ti consentirà di scegliere tra eliminare la copia originale dell'e-mail o sostituirla con quella giusta.

Come ritardare un messaggio in Outlook

Poiché ritardare un messaggio in Outlook ti darà maggiori possibilità di evitare incidenti, potrebbe valere la pena esaminarlo. Se imposti un ritardo o pianifichi l'email, potrai modificarla prima che venga inviata.

1. Quando componi la tua email, fai clic su 'Altre opzioni' dal gruppo 'Tag'
2. Vai a 'Opzioni di consegna'
3. Seleziona 'Non consegnare prima'
4. Imposta una data e un'ora in cui desideri che il messaggio venga inviato
5. Fare clic su 'Chiudi'

Una volta inviata, l'e-mail rimarrà nella posta in uscita fino a quando non verrà pianificata l'invio. Puoi anche modificare quando desideri che il messaggio venga posticipato in un momento precedente.

Come ritardare tutte le consegne di posta elettronica

C'è anche un modo per ritardare ogni messaggio in uscita da quel momento in poi.

1. Fare clic su 'File'
2. Vai a 'Gestisci regole e avvisi'
3. Fare clic su 'Nuova regola'
4. Nella prima casella ('Seleziona un modello') fai clic su 'Applica regola ai messaggi che invio'
5. Premi 'Avanti'
6. Nell'elenco 'Seleziona condizioni', seleziona le caselle di controllo per le opzioni che desideri abilitare
7. In 'Seleziona azione/i', scegli 'Rimanda la consegna di alcuni minuti'
8. Nella casella 'Modifica la descrizione della regola', fai clic su 'un numero di' e scegli di quanti minuti desideri che sia il ritardo
9. Fare clic su 'OK'
10. Nella casella 'Specifica un nome per questa regola', assegna un nome alla nuova regola (ad esempio, ritardo)
11. Fai clic sulla casella di controllo 'Attiva questa regola'
12. Premi 'Fine'

Da questa e-mail in poi, tutte le tue e-mail subiranno un ritardo fino a 120 minuti.

Quali altri servizi offrono il richiamo e-mail?

Oltre a Outlook, anche molti altri servizi di posta elettronica basati sul Web offrono il richiamo. Tuttavia, le possibilità di richiamo con Outlook sono maggiori di qualsiasi altra. Sia Gmail che Zoho Mail offrono la possibilità di richiamare le email. Anche se probabilmente non è buono come Outlook, ognuno ha il suo lato positivo.

Ci sono servizi di terze parti da utilizzare?

Per quanto utile possa essere il richiamo di e-mail, non ci sono vantaggi nel fare affidamento su di esso. Esistono servizi di terze parti che possono impedire che le e-mail vengano inviate alle persone sbagliate. Utilizzando l'apprendimento automatico e l'analisi dei big data, questi servizi possono utilizzare modelli di posta elettronica precedenti per identificare un'e-mail che altrimenti verrebbe inviata per il richiamo. Tre dei migliori sono NeoCertified, Egress e Paubox.